Organizační část > Evidenční a dokumentační práce

Za evidenční a dokumentační práce odpovídají povodňové komise obcí a povodňové komise obcí s rozšířenou působností. Tyto práce slouží k dokumentaci a vyhodnocení povodní (viz § 76 zák. 254/2001 Sb., o vodách).

Ve správním obvodu ORP Trutnov jsou to povodňové komise obcí, případně rady obcí, pokud není povodňová komise ustanovena.

Povodňová komise města Trutnova, která je zároveň povodňovou komisí správního obvodu ORP Trutnov, provádí evidenční a dokumentační práce jak pro územní obvod města Trutnova, tak pro správní obvod ORP Trutnov. Vychází přitom z vlastních poznatků a ze zpráv obdržených od jednotlivých obcí.

PK obcí provádějí evidenční a dokumentační práce ve svých obvodech (k.ú.).

Tyto práce spočívají v:

•záznamech v Povodňové knize

•zákresech do pracovních map

•dokumentačních pracích v terénu

•zpracování souhrnné zprávy z povodně

Následující způsoby a zásady provádění evidenčních a dokumentačních prací jsou uvedeny konkrétně pro PK města Trutnova. Obecně (přiměřeně) však platí však pro všechny obce ve správním obvodu ORP Trutnov.

1. Záznamy v Povodňové knize

Veškeré informace, zprávy, příkazy při nebezpečí povodně a v jejím průběhu se zaznamenávají v Povodňové knize. Povodňová kniha je uložena společně s další dokumentací na pracovišti krizového řízení MěÚ Trutnov.

Při nebezpečí povodně provádí záznamy v Povodňové knize pracovníci odd. KŘ MěÚ Trutnov. Od okamžiku svolání 1. pracovní skupiny Povodňové komise města Trutnova a v průběhu povodně provádí záznamy zapisovatelky povodňové komise města Trutnova (pracují obvykle ve dvojici).

Každá zaznamenaná zpráva je opatřena těmito náležitostmi:

•evidenční číslo zprávy,

•datum a čas a způsob přijetí (datum a čas a způsob předání),

•od koho byla přijata (komu byla předána),

•obsah zprávy, informace, rozhodnutí, příkazu, opatření (doslovné znění),

•podpis zapisovatelky

Telefonické zprávy a osobně přijaté/předané zprávy se zapisují do Povodňové knihy přímo. Při vysoké četnosti zpráv mohou být tyto zapisovány zapisovatelkou na PC, kdy podpis zapisovatelky je na konci obsahu zprávy opatřen jejími iniciály.

Doručeným zprávám a dokumentům (odeslaným, předaným) v písemné formě se přidělí evidenční číslo z Povodňové knihy a zpráva se uloží do sběrného archu (u odeslaných nebo předaných kopie), který je součástí Povodňové knihy. V Povodňové knize se k přidělenému ev. číslu poznamená pořadové číslo zprávy ze sběrného archu.

Z doručených faxových zpráv se pořídí kopie a dále se postupuje jako v případě zprávy v písemné formě.

Doručené zprávy e-mailem a do systému odesílání a příjímání zpráv v systému SMS pomocí PC modemu se vytisknou a dále se postupuje jako v případě zprávy v písemné formě.

Doručené SMS na mobilní telefon se přepíší na list papíru a dále se postupuje jako v případě zprávy v písemné formě.

Zprávy na disketách, magnetofonových páskách a videokazety se evidují jako zprávy v písemné formě a ukládají se zvlášť.

2. Zákresy do pracovních map

Do pracovních map Povodňové komise města Trutnova (územní obvod města, správní obvod ORP) se provádějí pravidelné zákresy povodňové situace – zejména se jedná o lokality, prostory a objekty zasažené povodní, objížďky, umístění protipovodňových zábran, evakuační trasy, evakuační místa, kontrolní stanoviště, sklady humanitární pomoci, místa nouzově ubytovaných osob apod.

Záznamy se provádějí v intervalech podle potřeby, na základě výsledků hlášení hlídkové služby a dalších zdrojů věrohodných informací z terénu. K zákresu se uvede časový údaj vzniku, trvání či zjištění nastalé situace.

Pracovní mapy Povodňové komise města Trutnova lze vést rovněž na PC pomocí speciálních nástrojů v rámci GIS (WEBMAP).

Pracovní mapy vede společně 1. a 4. pracovní skupina Povodňové komise města Trutnova.

3. Dokumentační práce v terénu

Foto a video dokumentaci o průběhu povodně zajišťuje 4. pracovní skupina Povodňové komise města Trutnova. Dokumentace slouží k objektivnímu zachycení způsobených škod po povodni a pro zpracování souhrnné zprávy o povodni. Eviduje se v povodňové knize.

4. pracovní skupina Povodňové komise města Trutnova zajišťuje označení nejvýše dosažené hladiny vody v územním obvodu města Trutnova, aby byla známa výše hladiny a mohla být později vyznačena normovanou vodní značkou.

4. Zpráva o povodni

Z každé povodně se zpracovává Zpráva o povodni. Ve zprávě jsou uvedena všechna důležitá data o povodni. Především začátky a konce jednotlivých akcí, které Povodňová komise města Trutnova organizovala, souhrn škod na majetku, seznamy evakuovaných osob, mapa se zákresem zatopeného území, kopie důležité foto a video dokumentace. Doporučení k odstranění škod a následků po povodni, návrhy na preventivní protipovodňová opatření a na zlepšení povodňové připravenosti s ohledem na možnou budoucí povodeň.

Kromě zprávy z povodně za územní obvod města Trutnova zpracovává společně 1. a 4. pracovní skupina Povodňové komise města Trutnova Souhrnnou zprávu z povodně za správní obvod ORP Trutnov, a to na základě vlastních poznatků a souhrnných zpráv z povodní od jednotlivých obcí v ORP Trutnov.

Lhůta pro předložení souhrnné zprávy obce povodňovému orgánu ORP Trutnov je 1 měsíc.

Souhrnnou zprávu za správní obvod ORP Trutnov předkládá povodňový orgán města Trutnova povodňovému orgánu kraje.